筆記軟體釋放員工腦容量,2招打通企業資訊流通的任督二脈

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筆記軟體釋放員工腦容量,2招打通企業資訊流通的任督二脈
作者:Angie Wang
Ready to NOTE
要達到辦公室電子化的目標,無紙化是相當重要的一環。Ragic接觸過許多公司,一開始都是以這個為契機導入Ragic,用以省去紙本簽核過程中大量的紙張消耗。但是在辦公室中,除了公司內部的簽核流程外,其實還是有許多紙張的使用唷!我相信很多員工都有用筆記本、便條紙(來不及的時候拿衛生紙或廣告紙)紀錄待辦事項及會議要點的習慣。又或者,業務單位可能利用Word或Excel針對個別客戶紀錄眉眉角角的處理、對應細節。然而,隨著客戶的輪調,這些細節就淪落在各自的電腦中永不見天日。其實如果善用電子筆記,並共享給團隊使用,就可以輕鬆減少每位員工重複登錄筆記的時間也可以加速團隊之間資訊流通,連帶提升團隊效率唷!
企業導入筆記軟體可以有多種不同面向的應用,下面是一些供各位參考的使用方式:
團隊知識庫的建立
在辦公室電子化的過程中,相信不少人都聽過知識庫這個詞彙,也明白就是「對客戶或是公司知識的有效管理以及加速訊息流動」。但是,實際上到底是該怎麼運用仍然是一知半解,下面提供兩個簡單的例子來說明,讓大家對於知識庫有一些比較具體的想法。
在員工運作之間,常常會碰到一些資訊不流通的狀況,例如A員工碰到特殊案件順利解決後累積了經驗,B員工再碰到相似案件時卻必須重新摸索。如果這些特殊案件的處理方式可以透過共用筆記相互分享,就可以提升團隊效率。像是我們的客服團隊,每天進辦公室就是和時間賽跑,力求在時效內儘速回覆客戶問題,才能給客戶有更好的使用體驗。然而,客服信件如雪片般飛來,如果每封信件都從頭開始撰寫,那部分客戶可能要等到天荒地老才會收到我們誠摯但遲緩的回覆,因此為了講求效率,客服團隊間有一個共用的筆記,記錄常用的回覆內文,並使用標籤來分類各種不同主題,方便客服快速查找。舉例來說,如果客戶詢問大量使用優惠的方案,就可以在知識庫中尋找”優惠”的標籤,從系統列出的回覆範本中修改必要內容及可直接寄出,是不是很方便呢?
Ragic內部利用Evernote來管理回覆的模板
範例1.:Ragic內部利用Evernote來管理回覆的模板,左邊是範例清單,右邊則是完整的內容,當有相同案例需要回覆的時候,只要搜尋關鍵字並針對範例內文進行修改就好囉!
利用OneNote針對客戶需求進行的個別管理
範例2. 利用OneNote針對客戶需求進行的個別管理,裡面可以條列出注意事項以及作業流程,避免資料於交接或輪調時遺失。
團隊知識庫的建立可以再做進一步的衍伸,像是針對新進員工的完整教育訓練。我相信很多企業在安排新進人員教育訓練的時候,都是指派一名資深員工手把手的帶領新進員工學習公司流程,畢竟當年我也是準備筆記本戰戰兢兢地記下每個步驟,結果因為抓不到流程重點漏東漏西(或是一時情急字太醜後來看不懂),最後還是得硬著頭皮打斷人家的工作進度詢問。其實,如果企業可以透過共用筆記的方式,將公司流程(包含文字紀錄、教學影片或是其他相關類型的檔案)整理成完整的資料庫並標示出重點,那麼新進員工在碰到基礎問題時,只要進入知識庫就可以看到完整說明,不僅可以縮短每位新進員工的學習時間,也可以減少資深員工被打斷的次數,避免影響資深員工在這段期間的績效表現。
利用Google Keep所記錄的語法資訊
範例:我利用Google Keep所記錄的語法資訊,一旦忘記了就可以馬上查閱,也可以分享給其他員工使用。
短期專案管理
專案管理則是另外一個可以應用筆記軟體的面向。有許多企業的運作方式,是透過短期的專案管理,像是廣告公司、設計公司等,他們也許不需要建立知識庫,但是專案相關的文案、資料常常散落在每一封往來的郵件中,等到要上文稿、發圖搞的時候,才在大量的郵件海中尋找那重要的幾封。我相信很多員工有良好的管理郵件方式,可以快速的找到資料,但與其讓員工自行摸索管理信件的訣竅,提供一個共用的管理平台也許是更實際地作法。目前很多筆記工具都可以輸入文字並另外附加檔案,對於企業管理短期專案是非常有幫助的。
透過Trello集中管理展覽相關事宜
範例: 透過Trello集中管理展覽相關事宜,並透過看板方式將資訊分門別類,所有相關議題一目了然。
透過上述的範例,是不是有漸漸發現其方便之處而想要嘗試共享筆記來改善公司的流程呢?如果大家上網搜尋相關軟體的話,目前較知名而功能完整的筆記工具有四種Google Keep, Evernote, Trello 以及 OneNote,由於每款筆記工具著重的功能不盡相同,建議大家可以透過以下簡短的測驗,自我檢視企業需求並找出合適的筆記工具。(編按:筆記軟體沒有絕對的好壞,端看公司的實際使用需求唷!)
1. 使用文字筆記的最主要目的是?
建立團隊間的知識庫或是短期專案管理 > 接續第3題
減少重工的紙筆記綠,節能減碳愛地球 > 接續第2題
2. 組織的筆記通常是什麼形式呢?
純文字筆記 > 接續第3題
包山包海,各種檔案有就上傳 > 接續第5題
3. 是否需要將筆記整合其他應用功能呢?
是,考慮與行事曆或是雲端空間整合 > 接續第6題
否,組織只想要單純的筆記應用 > 接續第4題
4. 團隊工作間是否以專案方式進行呢?
是 > 接續第5題
否 > Google Keep
5. 是否需要同時多人編輯同一筆資料呢?
是 > OneNote
否 > 接續第6題
6. 員工通常如何輸入資訊?
揮汗如雨,業務跑到哪記到哪 > Evernote
待在辦公室裡吹冷氣更新資料 > Trello
或者,你也可以列出哪些是組織比較重視的功能,再依據下表選擇。
功能Google KeepEvernoteTrelloOneNote
操作平台Web, iOS, AndroidWeb, Windows, Mac,iOS, AndroidWeb ,iOS, AndroidWeb, Windows, Mac,iOS, Android
免費版
空間額度
Google Drive
容量限制
每月上傳額度
60MB
單筆資料上傳
容量限制10MB
One Drive
容量限制
付費計畫無付費計畫可取得更高的每月
上傳額度及
附加功能
與其他應用整合
(行事曆、雲端硬碟等)
無付費計畫
支援筆記類型文字、圖片、清單文字、圖片、表格、清單
即時錄音、錄影
附加各種檔案
文字、清單
附加各種檔案
文字、圖片、表格、清單
即時錄音
附加各種檔案
依據專案
管理筆記
不可以可以可以可以
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同步編輯可以不可以不可以可以
資料來源:Ragic官方網站