LINE你不該再用它討論公事!企業通訊新選擇:Slack、Teams、Workplace

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LINE你不該再用它討論公事!企業通訊新選擇:Slack、Teams、Workplace
作者:Amy Tsai
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看完了上次導入企業即時通訊軟體的優點之後,公司或團隊正在煩惱選擇哪個企業即時通訊軟體好嗎?我在這邊整理了幾個人氣話題的企業即時通訊軟體,並分享試用的心得給大家參考!
Slack
slack
由 Stewart Butterfield 創辦,於2014年2月正式上線後,用戶量不斷上升,2014年10月時,估值已達10億美元!
目前我們公司使用的就是 Slack 的免費版,主要心得如下:
● 介面設計色彩繽紛,操作介面簡潔易懂
● 一般使用者由管理者邀請後加入
● 溝通主要分為兩種:一對一私訊 (DIRECT MESSAGES) 及群組溝通 (CHANNELS)
● 除了一般的上傳檔案,也能利用內建的 Post 功能來傳送文件並共同編輯,還有內建 Code 或 text snippet 功能讓你能夠分享程式碼
● 完整搜尋功能及訊息重點標註功能
● 傳送出去的訊息還可以重新編輯或刪除
● 針對個別群組對話CHANNEL可以設定電腦版及手機版的通知
Slack畫面1
Slack畫面2
Slack 免費版最大的困擾就是儲存空間了!當你的儲存空間超過時系統會提醒,我與同事們就要開始清理之前上傳過較大的檔案,但目前因為沒有可以一次刪除多筆檔案或選擇多筆檔案刪除的功能,只能逐一慢慢刪除。(如果你也有同樣的困擾,這邊介紹一個免費資源,讓你執行大量刪除。)
如果要搜尋對話記錄,免費版僅能查看和搜尋近期容量10K以內的訊息。
Workplace
workplace
由 Facebook 於 2016/10/11 推出,針對企業及組織所設計,是以協同工作為導向的網站,電腦以網頁版為主,也有行動 app。
Workplace畫面1
使用的方式整理如下:
● 有屬於自己的頁面可以發佈近況,也能追蹤他人
● 使用者可以在各社團發文,並可以搭配使用@標註功能來指派工作給他人,他人則可以在文章下面留言回應
● 可以建立活動並邀請其他人參與
● 傳送即時訊息(使用 Work Chat),並可以建立多人的群組聊天室窗(可以傳送檔案)
● 使用者頁面或是社團頁面可以建立相簿、上傳圖片、影片或檔案,也可以建立文件
● 自己的使用者頁面或社團內可以進行直播
● 與其他公司(使用者)建立社團
Workplace畫面2
其實 Workplace 就是工作取向的 Facebook,整套服務等於是直接套用 Facebook 的使用介面以及模式,所以一開始要轉換邏輯使用的時候,不是那麼習慣。試用時,遇到了一些問題,例如建立的活動沒有直接顯示在 Workplace 的行事曆上(後來發現是要在行事曆上點選一個特定日期後,才能看見那一整天的活動有哪些),或是建立的群組對話沒有直接列在畫面右方,需再進入 Work Chat 找出該群組對話,以及在通知信上點選取消訂閱後,還是會收到通知信等。
另外針對客服的部份,我有向他們客服提出活動行事曆的問題,以中文發問過去但得到的回覆是英文的,但不僅如此,回答的內容也是答非所問,感覺他們的客服是直接用翻譯年糕來翻譯我的問題。(但他們客服後續追蹤問題算是很積極)
HipChat
HipChat
國外最常被討論及比較的企業即時通訊軟體就屬 HipChat 和 Slack了,HipChat 早在2010年1月成立,比 Slack 早了三年!2012年3月被澳洲的公司 Atlassian 收購,並在 2015 年發佈官方正式版與 Slack 同場競爭。
試用心得如下:
● 介面簡潔易懂,容易上手
● 左側為對話列表,群組對話稱為 ROOMS,一對一私訊則是 PEOPLE
● 對話右方顯示該對話中傳送過的檔案或連結,以及有整合的軟體 (但無法搜尋檔案)
● 可以針對個別群組對話做通知設定
HipChat畫面1 HipChat畫面2
Chatwork
chatwork
Chatwork 付費版有兩個方案,一個是個人方案,一個是企業方案。我試用的是免費版,每個使用者的帳號是獨立的,因此除了可以利用 E-mail 把同事加為聯絡人以外,也可以新增公司以外的人。免費版的缺點是會有廣告。
Chatwork畫面
使用心得如下:
● 介面簡潔易懂,容易上手。使用說明也清楚明瞭
● 除了傳送訊息,還可以在訊息視窗內指派工作
● 以訊息為主體,搭配工作管理、檔案管理、聯絡人管理
● 可以編輯或刪除已經傳送出去的訊息
● 檔案管理中清楚看見目前使用的容量,並能夠選擇多個檔案或全選來做刪除。(這部份剛好是Slack比較不足的!)
● 即時的中文客服支援(目前其他軟體都沒有提供這項服務)
Chatwork 畫面2
Teams
microsoft teams
2016/11/13 推出時只是公開測試,歷經五個月的測試後正式上線。因為 Teams 為 Microsoft 365 的服務之一,所以要使用此服務的話,必須購買整個 Microsoft 365 商務方案的服務。目前也沒有提供免費版給一般個體戶使用。
Teams 推出時為了與 Slack 做出產品的差異化,提供巢狀訊息的功能 (針對某一個訊息在底下做回覆),但隨之 Slack在 2017年1月時也推出此功能了。
整體測試下來,覺得不是很方便,由於我們公司使用的是 Microsoft 365 家庭方案,因此沒有 Teams 的服務,所以立馬註冊了他們商務方案的免費試用,註冊完畢<之後進入使用 Teams,為了要新增同事進來測試傳送訊息等功能,先是折騰了一番,好不容易新增成功之後,卻無法順利傳送訊息。遇到的窘境大致如下:
Teams畫面1 Teams畫面2
不知為何把同事加進 Microsoft 365 商務方案試用後,Teams 一直表示對方使用的是商務用 Skype,因此無法傳送訊息。 (但同事也沒有使用商務用 Skype)
既然私人訊息無法傳送(也就無法建立對話),就不能測試通話等功能,我只好來測試群組溝通的部份了! Teams 在建立群組對話的時候,跟其他軟體不太一樣,他的分類方式是要先建立一個群組 (Office 365 群組),在這個群組之下,才可以建立不同的群組對話。不過我嘗試使用群組(視訊)通話的功能,似乎目前線上網頁版還沒有此功能。
Teams畫面3
關於 Microsoft Teams 的使用心得整理如下:
● 由於是 Microsoft 365 的服務之一,整體管理介面要從 Microsoft 365 來做管理,例如新增使用者 (像小編一樣沒有習慣使用 Microsoft 365 來設定的話,可能來來回回找很久)
● 工具列在最左側,整個畫面會分為三個層次,從最左邊工具列>中間選項>最右面是執行動作的畫面,像是上傳檔案、傳送訊息、新增行事曆活動
LINE Works
LINE WORKS
除了有原本的 LINE 貼圖外,還額外提供了雲端儲存、行事曆和通訊錄等功能,這些雲端同步工作的功能是結合過去同集團的 Works Mobile 的服務。
非常難找到註冊的頁面,目前似乎只有日本跟韓國有 LINE Works 官方網站,並沒有台灣的官方網站來,因此我是透過日本官網來進行註冊的。目前有電腦版跟行動裝置app。
試用簡易版後,主要要點如下:
● 介面和即時訊息軟體 LINE 相似,可以傳送訊息給他人或群組
● 管理者要透過 Works Mobile 來管理組織的聯絡人及創建群組
● 電腦版的跟 LINE 舊版的一樣,每一個聊天視窗會是獨立的視窗(個人覺得這樣不方便)
● 可以傳送檔案及貼圖,或是截圖 (提供的截圖工具可以自由選取截圖範圍)
● 如果企業原本就是 Works Mobile 的用戶會方便許多,可以直接整合 (例如 Works Mobile Mail 郵件可以直接在此傳訊與收信)
HipChat畫面1 HipChat畫面2 HipChat畫面3
總結
各軟體試用比較下來,會發現其實團隊/企業內部溝通會需要的基本功能,這些軟體都有,因此我這邊給予的星等主要是根據目前整體使用的流暢度、方便性來做評分的。這裡指的整體是從註冊到管理設定以及使用,像目前台灣用戶要使用 LINE WORKS 的話,可能就不是那麼方便,因為目前只有韓國及日本才有官方網站提供使用者註冊。
若以價錢來說,比起 Slack 提供每個月 6.67 美元的每位用戶基本資費, Workplace 針對活躍使用者每個月收費最高為3美元,HipChat 付費方案每位使用者每個月收費只需2美元,相較起來價格划算許多。而 Workplace 由於整個介面是像 Facebook 的社群網站一樣,包含了很多不同的東西,像是建立活動、發佈貼文等,如果只是單純需要作傳送即時(群組)訊息作溝通的話,可以使用他們的 Work Chat 即可。
但若是公司/組織內原本就有購買 Mircosoft 365 商務或企業版的話,直接使用 Teams 除了省錢,針對內部組織成員管理,也比較方便,因為整體是連動的。(或許之後 Teams 的使用流暢度會更好)
目前試用評分有三星等以上的軟體,像是 Chatwork、Workplace、Slack、HipChat,都有提供免費版給大家使用哦!有需要的話,大家可以先從免費版開始用,未來有需要的話再升級即可。
資料來源:Ragic官方網站